Rechnungen per E- Mail versenden

[w3news]

Vielleicht für den einen oder anderen hier interesant:

Wer Briefporto sparen und seinen Kunden Rechnungen
als PDF-Datei im Mailanhang senden möchte, muss in Zukunft mit bösen
Überraschungen rechnen. Die Oberfinanzdirektionen schaffen derzeit
die Grundlage für eine Überprüfung des digitalen Rechnungswesens.
Dazu werden umfangreiche Listen darüber angelegt, welche Firmen ihre
Rechnungen als Mail versenden.

Kommt bei einer Umsatzsteuerprüfung heraus, dass ein
Rechnungsempfänger keine qualifizierte elektronische Signatur zu
einer Rechnung nachweisen kann, wird der Vorsteuerbetrag umgehend vom
Finanzamt zurückgefordert. Das sind bei dem derzeitigen Steuersatz
von 19 Prozent sehr stattliche Summen: Bei einer mittelständischen
Firma können schnell Beträge über 250.000 Euro zusammenkommen. Nicht
selten droht in diesem Fall gar die Insolvenz.

Nach §14 Abs. 4 UStG obliegt dem Rechnungsempfänger (dem
Vorsteuerabzugsberechtigten) die Nachweispflicht bei einer
Rechnungsprüfung. Haben die Finanzbehörden den Vorsteuerabzug einmal
aberkannt, bleibt nur eine langwierige Schadensersatzklage gegen den
Rechnungsversender - zumeist einen langjährigen Geschäftspartner.

Hohes Sparpotenzial, wenn rechtskonform

Auf der sicheren Seite sind dagegen alle Unternehmen, die eine
qualifizierte Signatur verwenden: sie können mit digitalen Rechnungen
schnell und problemlos viele tausend Euro sparen. Im November 2006
hat die Universität Hannover errechnet, dass durch den papierlosen
Versand alleine in Deutschland über 25 Milliarden Euro pro Jahr
gespart werden können. Pro Rechnung kalkuliert das Institut für
Wirtschaftsinformatik ein Sparpotenzial von durchschnittlich 4,20
Euro.

Dank der integrierten Signierungs- und Versand-Lösung von
www.rechnung.de kostet eine qualifizierte elektronische Signatur im
Durchschnitt weniger als 10 Prozent einer Papierrechnung. Der Preis
ist nach Versandvolumen gestaffelt, aber selbst die "teuerste"
Signatur kostet weniger als die Hälfte des Briefportos. Bei monatlich
mindestens 6.000 Signaturen sinkt der Einzelpreis auf unter 13 Cent.

So einfach lassen sich digitale Rechnungen versenden

Als einzige Lösung benötigt Rechnung.de keine hohen
Grundinvestitionen und ist außerdem besonders komfortabel: Speziellen
Druckertreiber installieren und Kunden-Mail-Adressen auf das
Rechnungsformular platzieren - und schon kann der Versand starten.
Die Rechnungsbelege werden vom Trust-Center D-Trust, einer Tochter
der Bundesdruckerei, mit einer qualifizierten Signatur versehen. Im
höchsten Sicherheitsbereich der Bundesdruckerei, in dem auch Ausweise
und unser Bargeld hergestellt werden, werden die eingelieferten
Rechnungen qualifiziert signiert.

[advisor]

So einfach lassen sich digitale Rechnungen versenden

Sicher sicher.

Jeder hat ja einen PC.

Eine gültige E-Mailadresse.

Und jede Firma Linux-Server die (fast) nie abstürzen.

Und der Durchschnittsuser einen Spamfilter den er kennt.

Obwohl ich grundsätzlich ein Freund von "Digitalen Rechnungen" bin.

[kaisen]

was genau meint eigentlich "eletronische / digitale signatur" ?

[nachfrag]

mal eine andere (dumme?) Frage:

Woher weiss das Finanzamt, dass eine ausgedruckte PDF Rechnung per Email zugestellt wurde?

Habe vor ca. zwei Jahren mal mit einem von einem Bundesamt (weiss nicht mehr welchem) deswegen telefoniert. Ich hatte da eine mail hingeschickt und es hat mich eine Stunde später jemand zurückgerufen, der auch sehr nett war. Meine Frage war, wie es eine kleine Firma, die ihre PDF Rechnungen auf dem Webserver generieren lässt hinbekommen soll, dass diese signiert werden. Er meinte, dass auch große Firmen wie 1&1 keine signierten Rechnungen per Email schicken werden und sich keiner dran stört.
Eine Lösung zum Signieren auf dem Server erzeugter PDFs hätte damals noch einige Tausend Euro gekostet.

Mit rechnung.de mag das nun günstiger gehen. Aber ich sehe es auch nicht wirklich ein, eine XML Schnittstelle zu implementieren und das ganze System nach deren Standards auszurichten.
Verschicke seit drei Jahren Rechnungen per Email bzw. als Download Link und es hat sich noch keiner beklagt, dass die nicht anerkannt worden wären.
Mein Hoster schickt mir ebenso PDF Rechnungen und auch 1&1 - nicht signiert.

Ich glaube (hoffe), dass Finanzbeamte da auch in der Realität leben und besseres zu tun haben als Stress wegen solchen Rechnungen zu machen.
Wenn jemand schon mal etwas anderes erlebt hat, wäre das interssant (und erschreckend) zu hören.

Grüße

[everflux]

Der Unterschied scheint darin zu liegen, ob die Rechnungen direkt als PDF vermailt werden, oder in einem gesicherten Kundenbereich liegen, wo sie heruntergeladen werden können.
Dort meldet man sich nämlich mit username/passwort an, und kann auch später jederzeit die Rechnungen nochmals einsehen. In dem Fall ist wohl keine Signatur erforderlich. Das spart dann auch die Dienstleistung von rechnung.de

Disclaimer: Ich bin kein Anwalt, das ist keine Rechtsberatung und stellt nur unverbindlich meinen derzeitigen Kenntnisstand dar.

[nachfrag]

Der Unterschied scheint darin zu liegen, ob die Rechnungen direkt als PDF vermailt werden, oder in einem gesicherten Kundenbereich liegen, wo sie heruntergeladen werden können.
Dort meldet man sich nämlich mit username/passwort an, und kann auch später jederzeit die Rechnungen nochmals einsehen. In dem Fall ist wohl keine Signatur erforderlich. Das spart dann auch die Dienstleistung von rechnung.de

achso, na dann ist ja alles gut ... davon habe ich allerdings noch nix gehört gehabt.

[Nullpointer]

die unsignierten rechnungen werden bei uns schon seit zwei jahren nur mit zugedrückten heulaugen bei der prüfung angenommen.

das mit dem downloadbereich ist interessant, aber ist das ne vermutung oder gibt es dazu fakten?

[chrizz]

ich versteh hier irgendwie das problem nicht...
auf der Rechnung steht doch die Anschrift des Empfängers. Wozu brauch denn der Empfänger noch eine digitale Signatur? kann mir da jemand mal nen paar Infos/Links geben?
thx

[netnut]

Rechnungen ohne Signatur sind ja nicht ungültig, sie sind nur nicht ausreichend um die Vorsteuer geltend zu machen. Ich lasse sie mir daher nun immer per Post zuschicken oder auch per FAX (obwohl das ja auch nicht ganz unumstritten ist).

Eingeführt wurde die Signatur um Missbrauch zu verhindern - man geht halt immernoch davon aus dass digitale Dokumente leichter zu manipulieren sind als gedrucktes Papier...

[unique]

Rechnungen ohne Signatur sind ja nicht ungültig, sie sind nur nicht ausreichend um die Vorsteuer geltend zu machen. Ich lasse sie mir daher nun immer per Post zuschicken oder auch per FAX (obwohl das ja auch nicht ganz unumstritten ist).

Wie kann das Finanzamt denn überprüfen, ob ich eine Rechnung als PDF bekommen habe und dann ausgedruckt, anstatt sie per Post zugeschickt bekommen zu haben?

[gsyi]

Rechnungen ohne Signatur sind ja nicht ungültig, sie sind nur nicht ausreichend um die Vorsteuer geltend zu machen. Ich lasse sie mir daher nun immer per Post zuschicken oder auch per FAX (obwohl das ja auch nicht ganz unumstritten ist).

Wie kann das Finanzamt denn überprüfen, ob ich eine Rechnung als PDF bekommen habe und dann ausgedruckt, anstatt sie per Post zugeschickt bekommen zu haben?

Interessante Frage, die meisten drucken die Rechnungen ja sowieso aus...

[oldInternetUser]

Wie kann das Finanzamt denn überprüfen, ob ich eine Rechnung als PDF bekommen habe und dann ausgedruckt, anstatt sie per Post zugeschickt bekommen zu haben?

So etwas nennt man 'wissentlich wahrheitswidrige Angaben' - viel Vergnügen, Herr seriöser Geschäftspartner.

PS: Firmen, die kein Geld für Porto geltend machen (wie ich), die aber - im Gegensatz zu mir - auch kein Geld für die Jahreskosten einer qualifizierten elektronischen Signatur geltend machen: Wie bitteschön erstellen diese ihre Rechnungen?

[Oli.G]

Eingeführt wurde die Signatur um Missbrauch zu verhindern - man geht halt immernoch davon aus dass digitale Dokumente leichter zu manipulieren sind als gedrucktes Papier...

Ein wenig Tip-Ex, ne Schreibmaschine und dann kopieren. So war es wohl mal früher zu Zeiten ohne PC mit dem Manipulieren von Rechnungen.

[unique]

Wie kann das Finanzamt denn überprüfen, ob ich eine Rechnung als PDF bekommen habe und dann ausgedruckt, anstatt sie per Post zugeschickt bekommen zu haben?

So etwas nennt man 'wissentlich wahrheitswidrige Angaben' - viel Vergnügen, Herr seriöser Geschäftspartner.

Solange ich das mit meinem Geschäftspartner so abspreche, ist alles in Ordnung - jedenfalls für mich... Vielleicht bin ich nicht deutsch genug, mich diesen Schikanen zu beugen. Zumal eine Rechnung per Post auch ohne Unterschrift gültig ist
Warum soll das jetzt auf einmal nicht mehr gelten?

PS: Firmen, die kein Geld für Porto geltend machen (wie ich), die aber - im Gegensatz zu mir - auch kein Geld für die Jahreskosten einer qualifizierten elektronischen Signatur geltend machen: Wie bitteschön erstellen diese ihre Rechnungen?

Muss ich denn jegliche Kosten geltend machen? afaik ist das lediglich eine Möglichkeit

[oldInternetUser]

Solange ich das mit meinem Geschäftspartner so abspreche, ist alles in Ordnung - jedenfalls für mich... Vielleicht bin ich nicht deutsch genug, mich diesen Schikanen zu beugen. Zumal eine Rechnung per Post auch ohne Unterschrift gültig ist
Warum soll das jetzt auf einmal nicht mehr gelten?

Du kannst das mit deinem Geschäftspartner halten wie Du willst. Nur ist dann dein Geschäftspartner nicht dazu berechtigt, die Vorsteuer abzuziehen. Wenn er bsp. Kleinunternehmer ist, dann ist das auch gänzlich unproblematisch, da hat auch kein Finanzamt etwas dagegen.

Nur: Bringe ich meine Geschäftspartner, die keine Kleinunternehmer sind, in eine mißliche Lage (auf daß sie womöglich später bei mir um eine Papierrechnung betteln) oder benehme ich mich von vornherein hinreichend professionell?

Mir ist es natürlich recht, wenn noch kaum jemand seine Rechnungen signiert - das ist nämlich derzeit ein Wettbewerbsvorteil für mich.

PS: @unique, vielleicht nimmst Du mal eine Exceltabelle und rechnest ein wenig, wie man mit (niemals bezahlten) Scheinrechnungen von nicht existenten Geschäftspartnern und Vorsteuer-Rückerstattungen saftig Geld machen kann. Und daraus läßt sich per PDF-Dokumenten natürlich einfach ein Massengeschäft machen. Natürlich geht das im Prinzip auch mit Papierausdrucken, aber für elektronische Dokumente gibt es wahrscheinlich das Kriterium der Fälschung nicht so wie bei Papierbelegen. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur läßt sich das eben nicht mehr fälschen - da muß jemand seinen Kopf hinhalten.