{"id":14535,"date":"2018-05-16T11:00:40","date_gmt":"2018-05-16T09:00:40","guid":{"rendered":"https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/?p=14535"},"modified":"2021-09-08T08:02:37","modified_gmt":"2021-09-08T06:02:37","slug":"abakus-stellt-sich-vor-das-backoffice","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/abakus\/abakus-stellt-sich-vor-das-backoffice","title":{"rendered":"ABAKUS stellt sich vor: Das Backoffice"},"content":{"rendered":"<p>Nachdem wir in den vergangenen Monaten schon unser <a href=\"https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wissen\/seo-blog\/abakus\/abakus-stellt-sich-vor-die-marketingabteilung\">Marketing<\/a> und unsere <a href=\"https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wissen\/seo-blog\/abakus\/abakus-stellt-sich-vor-die-seo-abteilung\">SEOs<\/a> vorgestellt haben, stellen wir Ihnen heute die gute Seele von ABAKUS, unser Backoffice, vor. &#x263a;<\/p>\n<h2>Die gute Seele von ABAKUS &#8211; Unser Backoffice<\/h2>\n<p>Unser Backoffice besteht aus zwei Mitarbeiterinnen, zum Team geh\u00f6ren Ute Kubek und Beate Hering.<\/p>\n<p>Das Backoffice k\u00fcmmert sich um alle anfallenden Aufgaben, die im Hintergrund gemacht werden m\u00fcssen &#8211; und das sind ganz sch\u00f6n viele! Zu den Aufgaben geh\u00f6ren beispielsweise das Erstellen und Versenden von Rechnungen, das Kontrollieren und Nachfassen von Zahlungseing\u00e4ngen und das Ausrichten und Vorbereiten von Veranstaltungen, die direkt bei <a href=\"https:\/\/www.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/\">SEO Agentur ABAKUS<\/a> stattfinden. Je nach Bedarf \u00fcbernehmen Beate und Ute auch unterst\u00fctzende T\u00e4tigkeiten f\u00fcr das Marketing, den Vertrieb und die Gesch\u00e4ftsleitung.<\/p>\n<p>Ansonsten sind die beiden Kolleginnen auch f\u00fcr das Telefon zust\u00e4ndig, Ute und Beate sind also die netten Stimmen am Telefon, die unsere Interessenten und Kunden meist zuerst h\u00f6ren.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignleft wp-image-14646 size-full\" title=\"ABAKUS Backoffice\" src=\"https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_backoffice-1.png\" alt=\"ABAKUS Backoffice\" width=\"792\" height=\"396\" srcset=\"https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_backoffice-1.png 792w, https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_backoffice-1-300x150.png 300w, https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_backoffice-1-768x384.png 768w, https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_backoffice-1-330x165.png 330w, https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_backoffice-1-600x300.png 600w, https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_backoffice-1-736x368.png 736w, https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_backoffice-1-414x207.png 414w\" sizes=\"(max-width: 792px) 100vw, 792px\" \/><\/p>\n<h2>Die Aufgaben vom Backoffice<\/h2>\n<p>Beate und Ute haben sich ihren Aufgabenbereich nach ihren jeweiligen St\u00e4rken aufgeteilt. Beate liebt Zahlen und Analysen, Ute hingegen liebt es, mit Menschen zu arbeiten und zu Planen und zu Koordinieren.<\/p>\n<p>Utes Aufgaben:<\/p>\n<ul>\n<li>Telefonzentrale (Annahme und Weiterleitung von Telefongespr\u00e4chen)<\/li>\n<li>Ansprechpartner f\u00fcr den gesamten B\u00fcrobetrieb\/B\u00fcroablauf (Koordination und Kommunikation mit der Hausverwaltung, Reinigungsfirmen, Handwerkern, etc.)<\/li>\n<li>Organisation von Massageterminen f\u00fcr die Kollegen<\/li>\n<li>Besprechungen und interne Veranstaltungen (zum Beispiel unser <a href=\"https:\/\/www.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/leistungen\/seo-consulting\/seo-workshop\">SEO Seminar<\/a>) vorbereiten und das Catering buchen<\/li>\n<li>Auftrags\u00fcberwachung (Weiterleitung von Auftr\u00e4gen, Pflege der Datenbank, Pflegen von Auftragslisten)<\/li>\n<li>Versenden von Auftragsbest\u00e4tigungen an Neu- und Bestandskunden<\/li>\n<li>Verantwortlich f\u00fcr die Bestellung von B\u00fcrobedarfsartikeln und Getr\u00e4nken<\/li>\n<li>W\u00f6chentliches Besorgen von Obst f\u00fcr die Kollegen<\/li>\n<li>Buchen von Fl\u00fcgen, Fahrkarten und Hotels f\u00fcr die Kollegen &#x2708;<\/li>\n<li>Organisation und Ausrichtung des ABAKUS Brunchs<\/li>\n<li>Allgemeine anfallende B\u00fcroarbeiten<\/li>\n<li>Personalangelegenheiten (Ansprechpartner f\u00fcr Neu- und Abmeldungen unserer betrieblichen Altersversicherung, Ausstellen von Zeugnissen und Bescheinigungen)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Beates Aufgaben:<\/p>\n<ul>\n<li>Erstellung von Rechnungen und Gutschriften<\/li>\n<li>Kundenkorrespondenz<\/li>\n<li>Buchen von Zahlungseing\u00e4ngen und weitere &#8222;buchhalterische Aufgaben&#8220;<\/li>\n<li>Kassenf\u00fchrung<\/li>\n<li>Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost &#x2709;<\/li>\n<li>Pr\u00fcfung von Reisekostenabrechnungen<\/li>\n<li>Kontrolle der zug\u00e4nglichen Konten<\/li>\n<li>Koordination der Kommunikation zwischen Steuerberater und ABAKUS<\/li>\n<li>Allgemeine anfallende B\u00fcroarbeiten<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die beiden haben zwar ihre eigenen Aufgabenbereiche, bei Urlaub oder Krankheit unterst\u00fctzen sie sich aber selbstverst\u00e4ndlich!<\/p>\n<h2>Ein typischer Arbeitstag im Backoffice<\/h2>\n<p>Jeder Tag beginnt erst einmal mit dem Kochen von leckerem Kaffee. Ohne Kaffee geht schlie\u00dflich nichts! \ud83d\ude09 In der Zeit, wo der Kaffee aufkocht, werden die E-Mails und die Eingangspost, die in unserem Info-Ordner und dem Briefkasten eingetroffen sind, an die zust\u00e4ndigen Personen weitergeleitet und verteilt. Mittlerweile d\u00fcrfte auch der Kaffee fertig sein. &#x263a; Wenn sich im E-Mail Ordner und\/oder dem Faxger\u00e4t neue Auftragseing\u00e4nge befinden, werden diese mit allen wichtigen Informationen f\u00fcr die weitere Bearbeitung angereichert und an die Abteilung weitergegeben, die den Auftrag bearbeiten wird. Hinterher wird der Auftrag dann auch in unserer Kundendatenbank (CRM) eingepflegt und dem Kunden best\u00e4tigt. Mittlerweile d\u00fcrfte es dann schon 12.30 Uhr sein &#8211; Zeit f\u00fcr die Mittagspause!<\/p>\n<p>Nach dem Mittagsessen geht es gest\u00e4rkt weiter: Rechnungen m\u00fcssen geschrieben und Zahlungseing\u00e4nge kontrolliert werden. Zwischendurch f\u00e4llt nat\u00fcrlich auch immer wieder die Korrespondenz und Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Kollegen an &#8211; sowohl m\u00fcndlich, als auch schriftlich.<\/p>\n<p>Am Nachmittag besucht uns ein Kunde, um seinen Auftrag mit dem Vertrieb und der Gesch\u00e4ftsleitung abzustimmen. Hierf\u00fcr bereitet das Backoffice das Besprechungszimmer vor, kocht frischen Kaffee und stellt Kekse bereit. Nach dem Termin wird das Besprechungszimmer aufger\u00e4umt und die restlichen Kekse werden an die Kollegen verteilt. Die Kollegen lieben Kekse. \ud83d\ude09<\/p>\n<p>Um 17.30 Uhr ist Feierabend. Kurz vorher wird das Telefon noch auf unseren Anrufbeantworter weitergeleitet, damit sich eventuell anrufende Kunden und Interessenten nicht wundern, dass bei ABAKUS keiner ans Telefon geht.<\/p>\n<h2>Interview mit dem Backoffice<\/h2>\n<p>Ich habe ein Interview mit Beate und Ute gef\u00fchrt und sie zu ihren Lieblingsaufgaben und den Herausforderungen im Arbeitsalltag befragt. Die Antworten der beiden habe ich nachfolgend zusammengefasst:<\/p>\n<h2>Was sollte im Job beherrscht werden?<\/h2>\n<p>Im Backoffice ist eine kaufm\u00e4nnische Ausbildung definitiv von Vorteil. Da wir hier viele Briefe und Rechnungen schreiben und auch Auswertungen f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsleitung in Excel machen, m\u00fcssen die aktuellen MS Office Programme beherrscht werden.<\/p>\n<p>Man sollte keine Scheu vor der Arbeit mit Zahlen haben und gerne mit Menschen zusammenarbeiten.<\/p>\n<p>Da das Backoffice den ABAKUS Mitarbeitern Arbeit abnimmt (und nicht f\u00fcr zus\u00e4tzliche Arbeit sorgen m\u00f6chte) sollte man in diesem Bereich in der Lage sein, selbstst\u00e4ndig und gewissenhaft zu arbeiten. Auch vorausschauendes Denken ist von Bewandtnis &#8211; wenn man merkt, dass das Druckerpapier langsam ausgeht, sollte neues bestellt werden. \ud83d\ude09<\/p>\n<p>Au\u00dferdem sollte man versuchen, immer einen k\u00fchlen Kopf zu bewahren, wenn es mal stressig wird. Man darf sich nicht aus der Ruhe bringen lassen und sollte auch mal den Mund aufmachen, wenn etwas nicht rund l\u00e4uft. Dies ist auch gerade in der Zusammenarbeit mit Reinigungsunternehmen und Handwerkern wichtig.<\/p>\n<h2>Welche Aufgaben machen besonders Spa\u00df?<\/h2>\n<p>Beate ist ein absoluter Zahlenmensch und liebt es, mit Zahlen zu arbeiten, Kontoausz\u00fcge zu kontrollieren und Zahlungseing\u00e4nge zu buchen. Sie sagte mir, dass sich der Bereich der Buchhaltung f\u00fcr viele immer sehr trocken und langweilig anh\u00f6rt, aber der Umgang mit Zahlen tats\u00e4chlich gro\u00dfen Spa\u00df machen kann.<\/p>\n<p>Ute sch\u00e4tzt besonders die Abwechslung in ihrem Job: \u201eIch finde es gut, dass nicht jeder Tag bzw. jede Woche wie die andere abl\u00e4uft und auch mal etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommt.\u201c<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-14649\" title=\"ABAKUS Backoffice 2\" src=\"https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_back.png\" alt=\"ABAKUS Backoffice 2\" width=\"420\" height=\"315\" srcset=\"https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_back.png 1000w, https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_back-300x225.png 300w, https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_back-768x576.png 768w, https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_back-330x248.png 330w, https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_back-552x414.png 552w, https:\/\/archiv.abakus-internet-marketing.de\/wissen\/seo-blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/abakus-stellt-sich-vor_back-414x311.png 414w\" sizes=\"(max-width: 420px) 100vw, 420px\" \/> Ute bei der Vorbereitung des ABAKUS Brunch.<\/p>\n<p>Beiden bereitet es eine gro\u00dfe Freude, wenn sie ihre Kollegen bei der Arbeit mit Rat und Tat unterst\u00fctzen k\u00f6nnen.<\/p>\n<h2>Was sind Herausforderungen bei der t\u00e4glichen Arbeit?<\/h2>\n<p>\u201eDie gute Seele von ABAKUS\u201c macht vieles m\u00f6glich, auch das vielleicht Unm\u00f6gliche. Jedoch kann genau das auch gelegentlich eine echte Herausforderung sein. Pl\u00f6tzlich anfallende, unerwartete Aufgaben in den Arbeitsalltag zu integrieren, ist manchmal nicht einfach.<\/p>\n<p>Bei Stress sollte immer ein k\u00fchler Kopf bewahrt werden und nat\u00fcrlich m\u00f6chte (und muss) man in jeder Situation freundlich zu Kollegen, Kunden und externen Partnern sein &#8211; aber auch das KANN mitunter herausfordernd sein.<\/p>\n<h2>Wie unterst\u00fctzt man sich gegenseitig?<\/h2>\n<p>Informationen werden regelm\u00e4\u00dfig ausgetauscht, sodass man immer grob wei\u00df, an was der andere gerade arbeitet.<br \/>\nWenn es einmal sehr turbulent zugehen sollte, unterst\u00fctzen wir uns auch gegenseitig und nehmen einander etwas von der Arbeit ab.<\/p>\n<h2>Wie ist das Miteinander?<\/h2>\n<p>Beate und Ute arbeiten schon seit 9 Jahren miteinander zusammen. Das berufliche Miteinander ist sehr kollegial und die beiden unterst\u00fctzen sich gegenseitig gerne, wenn Not am Mann herrscht.<\/p>\n<p><strong>Liebe Ute, liebe Beate: Vielen Dank f\u00fcr das Interview und dass ihr immer versucht, alles f\u00fcr ABAKUS m\u00f6glich zu machen. &#x2665;<br \/>\n<\/strong><\/p>\n<p>&#x25b6; Frage an unsere Leser: Welche Abteilung ist Ihre ganz pers\u00f6nliche gute Seele in Ihrem Unternehmen?<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Nachdem wir in den vergangenen Monaten schon unser Marketing und unsere SEOs vorgestellt haben, stellen wir Ihnen heute die gute Seele von ABAKUS, unser Backoffice, vor. &#x263a; Die gute Seele von ABAKUS &#8211; Unser Backoffice Unser Backoffice besteht aus zwei Mitarbeiterinnen, zum Team geh\u00f6ren Ute Kubek und Beate Hering. 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