ABAKUS stellt sich vor: Das Backoffice

ABAKUS Redaktion  ABAKUS Redaktion in ABAKUS am 16. Mai 2018

Nachdem wir in den vergangenen Monaten schon unser Marketing und unsere SEOs vorgestellt haben, stellen wir Ihnen heute die gute Seele von ABAKUS, unser Backoffice, vor. ☺

Die gute Seele von ABAKUS – Unser Backoffice

Unser Backoffice besteht aus zwei Mitarbeiterinnen, zum Team gehören Ute Kubek und Beate Hering.

Das Backoffice kümmert sich um alle anfallenden Aufgaben, die im Hintergrund gemacht werden müssen – und das sind ganz schön viele! Zu den Aufgaben gehören beispielsweise das Erstellen und Versenden von Rechnungen, das Kontrollieren und Nachfassen von Zahlungseingängen und das Ausrichten und Vorbereiten von Veranstaltungen, die direkt bei SEO Agentur ABAKUS stattfinden. Je nach Bedarf übernehmen Beate und Ute auch unterstützende Tätigkeiten für das Marketing, den Vertrieb und die Geschäftsleitung.

Ansonsten sind die beiden Kolleginnen auch für das Telefon zuständig, Ute und Beate sind also die netten Stimmen am Telefon, die unsere Interessenten und Kunden meist zuerst hören.

ABAKUS Backoffice

Die Aufgaben vom Backoffice

Beate und Ute haben sich ihren Aufgabenbereich nach ihren jeweiligen Stärken aufgeteilt. Beate liebt Zahlen und Analysen, Ute hingegen liebt es, mit Menschen zu arbeiten und zu Planen und zu Koordinieren.

Utes Aufgaben:

  • Telefonzentrale (Annahme und Weiterleitung von Telefongesprächen)
  • Ansprechpartner für den gesamten Bürobetrieb/Büroablauf (Koordination und Kommunikation mit der Hausverwaltung, Reinigungsfirmen, Handwerkern, etc.)
  • Organisation von Massageterminen für die Kollegen
  • Besprechungen und interne Veranstaltungen (zum Beispiel unser SEO Seminar) vorbereiten und das Catering buchen
  • Auftragsüberwachung (Weiterleitung von Aufträgen, Pflege der Datenbank, Pflegen von Auftragslisten)
  • Versenden von Auftragsbestätigungen an Neu- und Bestandskunden
  • Verantwortlich für die Bestellung von Bürobedarfsartikeln und Getränken
  • Wöchentliches Besorgen von Obst für die Kollegen
  • Buchen von Flügen, Fahrkarten und Hotels für die Kollegen ✈
  • Organisation und Ausrichtung des ABAKUS Brunchs
  • Allgemeine anfallende Büroarbeiten
  • Personalangelegenheiten (Ansprechpartner für Neu- und Abmeldungen unserer betrieblichen Altersversicherung, Ausstellen von Zeugnissen und Bescheinigungen)

Beates Aufgaben:

  • Erstellung von Rechnungen und Gutschriften
  • Kundenkorrespondenz
  • Buchen von Zahlungseingängen und weitere „buchhalterische Aufgaben“
  • Kassenführung
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost ✉
  • Prüfung von Reisekostenabrechnungen
  • Kontrolle der zugänglichen Konten
  • Koordination der Kommunikation zwischen Steuerberater und ABAKUS
  • Allgemeine anfallende Büroarbeiten

Die beiden haben zwar ihre eigenen Aufgabenbereiche, bei Urlaub oder Krankheit unterstützen sie sich aber selbstverständlich!

Ein typischer Arbeitstag im Backoffice

Jeder Tag beginnt erst einmal mit dem Kochen von leckerem Kaffee. Ohne Kaffee geht schließlich nichts! 😉 In der Zeit, wo der Kaffee aufkocht, werden die E-Mails und die Eingangspost, die in unserem Info-Ordner und dem Briefkasten eingetroffen sind, an die zuständigen Personen weitergeleitet und verteilt. Mittlerweile dürfte auch der Kaffee fertig sein. ☺ Wenn sich im E-Mail Ordner und/oder dem Faxgerät neue Auftragseingänge befinden, werden diese mit allen wichtigen Informationen für die weitere Bearbeitung angereichert und an die Abteilung weitergegeben, die den Auftrag bearbeiten wird. Hinterher wird der Auftrag dann auch in unserer Kundendatenbank (CRM) eingepflegt und dem Kunden bestätigt. Mittlerweile dürfte es dann schon 12.30 Uhr sein – Zeit für die Mittagspause!

Nach dem Mittagsessen geht es gestärkt weiter: Rechnungen müssen geschrieben und Zahlungseingänge kontrolliert werden. Zwischendurch fällt natürlich auch immer wieder die Korrespondenz und Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Kollegen an – sowohl mündlich, als auch schriftlich.

Am Nachmittag besucht uns ein Kunde, um seinen Auftrag mit dem Vertrieb und der Geschäftsleitung abzustimmen. Hierfür bereitet das Backoffice das Besprechungszimmer vor, kocht frischen Kaffee und stellt Kekse bereit. Nach dem Termin wird das Besprechungszimmer aufgeräumt und die restlichen Kekse werden an die Kollegen verteilt. Die Kollegen lieben Kekse. 😉

Um 17.30 Uhr ist Feierabend. Kurz vorher wird das Telefon noch auf unseren Anrufbeantworter weitergeleitet, damit sich eventuell anrufende Kunden und Interessenten nicht wundern, dass bei ABAKUS keiner ans Telefon geht.

Interview mit dem Backoffice

Ich habe ein Interview mit Beate und Ute geführt und sie zu ihren Lieblingsaufgaben und den Herausforderungen im Arbeitsalltag befragt. Die Antworten der beiden habe ich nachfolgend zusammengefasst:

Was sollte im Job beherrscht werden?

Im Backoffice ist eine kaufmännische Ausbildung definitiv von Vorteil. Da wir hier viele Briefe und Rechnungen schreiben und auch Auswertungen für die Geschäftsleitung in Excel machen, müssen die aktuellen MS Office Programme beherrscht werden.

Man sollte keine Scheu vor der Arbeit mit Zahlen haben und gerne mit Menschen zusammenarbeiten.

Da das Backoffice den ABAKUS Mitarbeitern Arbeit abnimmt (und nicht für zusätzliche Arbeit sorgen möchte) sollte man in diesem Bereich in der Lage sein, selbstständig und gewissenhaft zu arbeiten. Auch vorausschauendes Denken ist von Bewandtnis – wenn man merkt, dass das Druckerpapier langsam ausgeht, sollte neues bestellt werden. 😉

Außerdem sollte man versuchen, immer einen kühlen Kopf zu bewahren, wenn es mal stressig wird. Man darf sich nicht aus der Ruhe bringen lassen und sollte auch mal den Mund aufmachen, wenn etwas nicht rund läuft. Dies ist auch gerade in der Zusammenarbeit mit Reinigungsunternehmen und Handwerkern wichtig.

Welche Aufgaben machen besonders Spaß?

Beate ist ein absoluter Zahlenmensch und liebt es, mit Zahlen zu arbeiten, Kontoauszüge zu kontrollieren und Zahlungseingänge zu buchen. Sie sagte mir, dass sich der Bereich der Buchhaltung für viele immer sehr trocken und langweilig anhört, aber der Umgang mit Zahlen tatsächlich großen Spaß machen kann.

Ute schätzt besonders die Abwechslung in ihrem Job: „Ich finde es gut, dass nicht jeder Tag bzw. jede Woche wie die andere abläuft und auch mal etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommt.“

ABAKUS Backoffice 2 Ute bei der Vorbereitung des ABAKUS Brunch.

Beiden bereitet es eine große Freude, wenn sie ihre Kollegen bei der Arbeit mit Rat und Tat unterstützen können.

Was sind Herausforderungen bei der täglichen Arbeit?

„Die gute Seele von ABAKUS“ macht vieles möglich, auch das vielleicht Unmögliche. Jedoch kann genau das auch gelegentlich eine echte Herausforderung sein. Plötzlich anfallende, unerwartete Aufgaben in den Arbeitsalltag zu integrieren, ist manchmal nicht einfach.

Bei Stress sollte immer ein kühler Kopf bewahrt werden und natürlich möchte (und muss) man in jeder Situation freundlich zu Kollegen, Kunden und externen Partnern sein – aber auch das KANN mitunter herausfordernd sein.

Wie unterstützt man sich gegenseitig?

Informationen werden regelmäßig ausgetauscht, sodass man immer grob weiß, an was der andere gerade arbeitet.
Wenn es einmal sehr turbulent zugehen sollte, unterstützen wir uns auch gegenseitig und nehmen einander etwas von der Arbeit ab.

Wie ist das Miteinander?

Beate und Ute arbeiten schon seit 9 Jahren miteinander zusammen. Das berufliche Miteinander ist sehr kollegial und die beiden unterstützen sich gegenseitig gerne, wenn Not am Mann herrscht.

Liebe Ute, liebe Beate: Vielen Dank für das Interview und dass ihr immer versucht, alles für ABAKUS möglich zu machen. ♥

▶ Frage an unsere Leser: Welche Abteilung ist Ihre ganz persönliche gute Seele in Ihrem Unternehmen?



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ABAKUS Internet Marketing gehört seit 2002 zu den Pionieren der Suchmaschinenoptimierung in Deutschland. In dieser Zeit haben wir unzählige Kunden-Websites für Google optimiert. Wir teilen unser SEO-Wissen nicht nur hier im Blog und in den Leitfäden, sondern auch in Vorträgen, Workshops und Fachartikeln.
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